Nueva orden regula la legalización electrónica de libros de sociedades cooperativas

• Fecha de la disposición: 25 de mayo de 2026
• Departamento: Ministerio de Trabajo y Economía Social
• Entrada en vigor: 1 de julio de 2026
• Plazo de presentación: Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de cada ejercicio
• Tipo de disposición: Orden ministerial

Qué se ha publicado

El Boletín Oficial del Estado ha publicado una orden del Ministerio de Trabajo y Economía Social, de fecha 25 de mayo de 2026, que regula el sistema de legalización electrónica de los libros de las sociedades cooperativas. Esta disposición desarrolla lo previsto en la Ley 27/1999, de Cooperativas, y en el Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, aprobado por Real Decreto 136/2002. La orden responde a la obligación de las personas jurídicas de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, según la Ley 39/2015.

Por qué puede ser importante

La norma establece un procedimiento electrónico obligatorio para la legalización de los libros sociales y contables de las cooperativas, sustituyendo el sistema tradicional en papel. Esto supone una modernización administrativa que agiliza los trámites y garantiza la seguridad jurídica mediante el uso de firma electrónica y sello electrónico. Además, unifica los plazos y requisitos, facilitando el cumplimiento normativo para las entidades cooperativas.

A quién puede interesar

La orden afecta a todas las sociedades cooperativas españolas, que como personas jurídicas están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración. También interesa a los profesionales que gestionan la documentación social y contable de estas entidades, como secretarios, consejos rectores y asesores legales. El Registro de Sociedades Cooperativas será el organismo encargado de tramitar las legalizaciones.

Datos clave

• Libros afectados: Libro registro de socios, de aportaciones al capital, de actas de la Asamblea General, del Consejo Rector, de liquidadores, de inventarios y cuentas anuales, Libro diario y otros exigidos legalmente.
• Forma de presentación: Exclusivamente electrónica a través del Sistema de Información del Registro de Cooperativas.
• Plazo: Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de cada ejercicio.
• Firma: La solicitud debe ir firmada electrónicamente por persona facultada.
• Legalización: Se realiza mediante sello electrónico o firma del Encargado del Registro.
• Subsanación: Si hay defectos, se dispone de 10 días para subsanar.
• Entrada en vigor: 1 de julio de 2026, con periodo transitorio para los libros en papel y para el ejercicio 2026.

Qué conviene revisar

Las cooperativas deben prepararse para el nuevo sistema electrónico antes de julio de 2026. Conviene consultar el texto oficial de la orden para conocer los requisitos técnicos y de formato exigidos. También es recomendable verificar que los libros del ejercicio anterior estén legalizados en papel si se va a usar el periodo transitorio. Además, se debe designar a la persona responsable de realizar la firma electrónica y gestionar el acceso al Sistema de Información del Registro de Cooperativas.

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si no se legalizan los libros electrónicamente?

La orden no especifica consecuencias, pero el incumplimiento del plazo podría suponer que el Registro haga constar la presentación fuera de plazo en el expediente. Se recomienda cumplir con los plazos establecidos.

¿Se pueden seguir usando los libros en papel después del 1 de julio de 2026?

Sí, los libros que ya estén legalizados en papel pueden seguir utilizándose hasta que se agoten. Además, para los ejercicios que finalicen durante 2026, se permite legalizar en papel de forma excepcional.

¿Es posible presentar los libros en papel si hay problemas técnicos?

Sí, la orden prevé un procedimiento excepcional en caso de imposibilidad técnica manifiesta, permitiendo la presentación mediante soportes o dispositivos de almacenamiento de datos habituales.

¿Qué datos debe incluir la solicitud de legalización?

La solicitud debe contener nombre del solicitante, denominación de la cooperativa, datos registrales, domicilio, relación de libros y número de hojas, y fecha de apertura y cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase.

¿Se pueden legalizar libros en blanco?

No, la orden establece que los libros deben presentarse ya cumplimentados. No se permite legalizar libros en blanco.